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メール・電話のマナー

電話編メール編はこちら

応募後、電話での対応から選考は始まっています。ここでは、意外と多くの人がわかっていない、電話でのマナーを紹介します。
逆に言うと、この電話で好印象を与えることができれば、採用率がぐんと高まります。

通常、応募後、応募先の塾から電話・メールが来ます。
ここでは、授業中に電話がかかってきたため、折り返し電話をするときの手順について示していきます。

電話をかける前にチェック

  1. 質問・用件をまとめる
  2. メモ用紙・ペンを用意
  3. かける場所に注意
    →周囲の騒音が激しい場所は避け、静かな場所からかけましょう。携帯電話からかける場合は、電波が不安定な地下等も避けたほうが無難です。電源が切れそうな場合も注意が必要です。

電話の会話例

担当者
はい、A塾です。
塾太郎
塾講師ステーションから御社の求人に応募いたしました塾太郎と申します。採用担当の○様はいらっしゃいますか?
担当者
はい、私が担当の○です。
塾太郎
はじめまして!先ほどは授業中のため、電話に出られず申し訳ございませんでした。折り返し差し上げたのですが、今お時間よろしいでしょうか?
担当者
はい、お電話ありがとうございます。面接の日時の件でお電話さしあげたのですが、来週の水曜日の午後4時はいかがでしょうか?
塾太郎
申し訳ありませんが、来週の水曜日は伺うことが出来ません。来週でしたら、水曜日と金曜日以外の16時以降であればいつでも伺えます。
担当者
そうですか。それでは、木曜日の18時はいかがですか?
塾太郎
大丈夫です。
担当者
では、来週の△月□日18時、A塾の受付にお越し下さい。持ち物は履歴書、筆記用具です。当日はスーツ着用でお願いします。
塾太郎
はい、わかりました。それでは△月□日18時、そちらへ伺います。
担当者
はい、では当日お待ちしております。
塾太郎
塾太郎:宜しくお願い致します。ありがとうございました。では、失礼致します。

チェックポイント

チェック!
  • 第一声は元気に。もう選考は始まっています。
  • まずは必ず自分の名前を言いましょう。
  • 塾は、色々な求人サイトを利用しています。どこから応募したのかを言うことで話がスムーズに進みます。
チェック!
  • 電話に出なかったことについて簡単にお詫びをしておきましょう。
  • 授業中や接客中の場合があります。「今お時間よろしいでしょうか?」と先方の都合を必ず確認しましょう。
チェック!
  • 都合がつかないときは、はっきり自分の都合を伝えましょう。
  • それ以外の自分に合う日程を提案すると、話がスムーズに進みます。(したがって、自分の向こう1週間~2週間のスケジュールを事前確認しておくことが必要です)
チェック!
  • 復唱をして、必ず間違っていないか確認しましょう。
チェック!
・締めの言葉でお礼を言いましょう。

会話例から見る電話対応のポイント

  1. この例はあくまで一例であるので、そのときの状況で臨機応変に対応していくこと。
  2. 変な敬語・口語を使わないように注意!
  3. 何より第一印象が大切なので、声は大きく、元気にハキハキと話そう!

こんなときどうしたらいいの?〜電話編〜

CASE1:留守電が残っていたとき

電話できる状況になったら、なるべく早めにかけ直します。
その際、まずは「先程は電話に出れず申し訳ありませんでした」「折り返しの連絡が遅くなってしまい申し訳ありません」等、一言添えましょう。

CASE2:電話がかかってきたが、周囲が騒がしい・移動中のとき

まず、今電話できない状況だということを伝え、「後程折り返しお電話致します」と申し出ましょう。
すぐに折り返せない場合は、「何時頃にかければよいか」「後日あらためるべきか」を確認し、かけ直しましょう。

CASE3:折り返し電話したら、担当者が不在だったとき

対応していただいている方に、担当者のお名前、連絡先「いまおかけしている番号でよろしいですか?」 かけ直すべき時間帯「いつおかけ直しすればよろしいですか?」 を確認して、再度かけ直します。担当者でなくてもきちんと名乗り、伝言は残してもらいましょう。

CASE4:担当者の名前が聞き取れなかったとき

誤って聞いたままにするほうが失礼です。「失礼ですが、もう一度お名前を確認させていただけますか?」「こちらからまたご連絡する場合、どなた宛てにお電話差し上げればよろしいですか?」と丁寧に聞きましょう。

メール編電話編はこちら

塾との連絡が電話ではなく、メールで行われる場合もあります。
まず求人画面を見て、メールで連絡が来るかどうか確認しましょう。そしてメールでの連絡があるという記載があった場合は、以下の手順を確認しておきましょう。

こんなときどうしたらいいの?〜メール編〜

CASE1:相手から返信が無いとき

届いていないおそれもあるので、緊急事項、重要事項の場合は電話をかけて(電話番号は、マイページの応募履歴欄にあります)、「メールをお送りしたのですが、確認のためお電話させていただきました」という旨を一報入れておくとよいでしょう。

CASE2:名前を入れ忘れて送信してしまったとき

気がついた時点で、名前を入れずに送信したことを相手方にメールして、名前を再度お伝えしましょう。特に携帯メールは普段使っている分、氏名を入れ忘れてしまったり、口語になりがちなので、特に注意しましょう。

電話・メールでの失敗談

第一印象を決め兼ねない電話・メールのやり取り。
先輩の失敗から学べることは多いはず!

失敗談その1:知らない番号からの電話は出ない主義

知らない番号からの電話に出ず、それが塾からの電話だと後で気づいた。血の気が引きました…

知らない番号から出るのが嫌だったら留守電設定しておこう。

失敗談その2:友達と同じ対応をした

電話にでた際、塾からかかってきたにも関わらず”もしもしー”と、友人への電話と同じ対応をしちゃった。

応募してからしばらくは特に知らない電話番号からの着信には気をつけよう。

失敗談その3:受信拒否設定のまま

塾から連絡が来ないから落ちたのか…と思っていたら、迷惑メールフォルダに塾からのメールが!

携帯電話では受信拒否、パソコンでは迷惑メール設定の解除が必要。特にYahoo!メールや、Hotmail等のフリーメールは注意しよう。

失敗談その4:メールが送られていなかった

塾にメールを送ったのになかなか返事が来ない。と、思っていたら、送ったつもりのメールは圏外で送信トレイに入ったままだった。がーん。

電波状況・送信完了画面をきちんと確認しよう。

特に、失敗談その1のために連絡さえ取れないケースが非常に多いので注意!
応募後、しばらくしても電話・メールともに連絡がない場合は、応募履歴から電話番号を確認して、自分で電話をかけましょう。ちょっとした行き違いになっているケースも良くあります。

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